تأثیر بروکراسی در افزایش هزینههای سازمان
بروکراسی نوعی ساختار است و به موضوعاتی مانند مقررات و رویهها برای اداره صحیح و اثربخش سازمانها میپردازد.
در ادبیات سازمانی، بروکراسی گاهی به معنای کاغذبازی، مقررات زاید و دست و پاگیر هم گفته میشود.
بروکراسی در اصل از دو کلمه “برو” به معنی دفتر کارکنان سازمانهای دولتی و نیز میز تحریر اطلاق میشود و “کِراسی” که یک کلمه یونانی به معنای حکومت و اداره کردن است.
اما پیچیده شدن بروکراسی و به عبارتی بروکراسی کاذب، چه تأثیر مخربی بر مدیریت هزینه در سازمان دارد؟
افزایش هزینههای سرمایه انسانی
بروکراسی میتواند به یک بیماری به ویژه برای سازمانهای بزرگ تبدیل شود که بیش از هر چیز، هدررفت وقت و کاهش بهرهوری نیروی انسانی را در پی دارد.
در سازمانهایی که فرآیندهای موازی، کاغذبازیهای پیچیده و … وجود دارد نه تنها تعداد بیشتری نیروی انسانی باید این فرآیندهای زاید را پیش ببرند بلکه بهرهوری نیروی انسانی نیز به شدت کاهش مییابد. فرسودگی نیروی انسانی، بیانگیزگی شغلی و دور شدن آنها از خلاقیت و بهرهوری، مهمترین ضررهای یک بروکراسی پیچیده در سازمانهاست که هزینه سرانه نیروی انسانی را نیز در بلندمدت افزایش میدهد.
هدررفت منابع سازمان
در چنین سازمانی، سازمان انجام کار ارباب رجوع را طولانی میکند، گرچه میداند بسیاری از این قوانین تأثیری در روند کار ندارد. اکثر فعالیتها بهصورت کتبی انجام میشود و روندهای الکترونیک و دیجیتالی نیز بیشتر حالت نمایشی دارد.
این روند علاوه بر اتلاف وقت و منابع نیروی انسانی، باعث کندی پیشرفت کار و مشکلات بعدی میشود. بررسیها نشان میدهد پروندهسازی، فساد اداری، رشوهگیری و … در بسیاری از موارد از همین جا نشأت میگیرد.
کاهش سرعت عمل سازمان
بروکراسی سرعت عمل سازمان را میگیرد، تصمیمهای سازمان را کُند میکند و همین امر باعث تحمیل هزینههای ناخواسته و هزینههای اضافه میشود. در یک مثال ساده، عدم تصمیمگیری به موقع درباره خرید یکی از تجهیزات سازمانی و به تعویق انداختن خرید آن به دلیل وجود فرآیندهای پیچیده و زاید، در شرایط تورمی باعث میشود سازمان چندماه بعد همان تجهیزات را با افزایش قیمت چندبرابری خریداری کند. ضمن آنکه به دلیل نبود آن تجهیزات ضروری در طول چندماه، ضررهای پنهان دیگری را هم متحمل شده و کار نیروی انسانی را نیز با مشکل مواجه کرده است.
یا حتی عدم تصمیمگیری به موقع برای هماهنگی یک سرویس رفت و برگشت برای تعدادی از همکاران باعث میشود یک ماشین چندین بار یک مسیر را طی کند یا احتیاج به اضافه کردن تعداد ماشینها باشد و در نتیجه حق سرویس راننده، هزینه سوخت و صَرف زمان چندبرابر افزایش یابد.
تنبلی سازمان، هزینههای بحران
بروکراسی چابکی را از سازمان میگیرد. چنین سازمانی نه تنها فرصتهای رشد و بهرهوری را از دست میدهد بلکه در درون و بیرون هم به دلیل نارضایتی، ناکارآمدی، شفاف نبودن مقررات و … دچار بحرانهای خاموش زیادی است که در زمان خود، از نظر اعتباری، مالی و اقتصادی سازمان را دچار تنشهای جدی و گاه جبرانناپذیر میکند.
ضمن آنکه سازمانی با بروکراسی پیچیده به چارتها و ساختارهای عریض و طویلی نیاز دارد که این خود عامل افزایش تمامی هزینههای پرسنلی است.
خیلی ممنون از این مطلب مفید